当基金が取得する個人情報の取扱いについて、以下のように定めましたので公表いたします。

1.利用目的

(1)資格及び掛金の決定等に必要な利用目的

  • 加入者・受給権者の資格・年金記録及び掛金に係る確認・決定・通知・管理・徴収・調査
  • 資格の取得・喪失等の処理
  • 事業所に関する届出（名称・所在地・事業主など）の処理
  • 退職給付会計に係るデータ提供
  • 記録斡旋および記録統合

(2)年金・一時金給付に必要な利用目的

  • 年金・一時金の裁定及び支給
  • ポータビリティに関する移換
  • 受給権者の生存確認
  • 給付金に係る税金の計算・決定・徴収・納付
  • 国からの在老情報取得

(3)福祉事業の利用に必要な利用目的

  • 給付金に関する相談・情報提供
  • 福祉事業の申し込み・利用・請求・支払
  • セミナーの参加申し込み及び管理
  • 会館の利用者情報の管理
  • 広報活動（ＨＰ及び機関誌の発行・送付・連絡）
  • 友の会及びコミュニティ活動
  • 年金相談の申し込み及び管理

(4)基金事務運営に必要な利用目的

  • 代議員等への委員会開催通知など
  • 基金の事務の執行

(5)その他

  • 数理計算に係る業務
  • 編入活動に伴う事業主・事務担当者の氏名等の管理
  • 行政宛ての届出及び認可申請
  • 資産運用管理に係る業務
  • 滞納整理に係る業務
  • JJK共済会からの資格確認に対する回答
  • 法令に基づく、代行返上に係る業務
  • メール配信に係る業務
  • 証明書の発行
  • 監査に係る業務

2.個人情報の共同利用

加入者の個人情報については、以下の共同利用を行います。

(1)共同利用する個人情報の項目
加入者の資格・年金記録に係る全ての項目（加入者番号、氏名、年金額、一時金額、生年月日、異動年月日、性別、第一基準給与　など）

(2)共同利用する範囲
当基金および実施事業所

(3)利用目的
実施事業所との年金相談・退職金の計算などに係る業務のため
実施事業所との資格記録確認などに係る業務のため

(4)共同利用する個人情報の管理について責任を有する者
東京都中央区築地4－1－14
全国情報サービス産業企業年金基金　理事長　酒匂　明彦

(5)共同利用する個人情報の取得方法
実施事業所及び加入者から郵送、FAXまたはWEBフォームなどによる取得

3.個人情報の委託

当基金では、利用目的の達成に必要な範囲において、個人情報の取扱いを外部に委託することがございます。
その場合、個人情報保護体制が整備され、当基金が定める個人情報保護水準を満たす委託先を選定するとともに個人情報保護に関する契約を締結いたします。
また、委託先に対し適切な監督を行います。

4.保有個人データの安全管理のために講じた措置

当基金は、JIS Q15001:2017「個人情報保護マネジメントシステム－要求事項」に基づいた個人情報保護体制を構築し、維持及び継続的な改善するよう努めています。
当基金が行っている主な安全管理策は次の通りです。
①組織的安全管理措置

  • 個人情報の取扱いのプロセスごとに取扱い方法、責任者を定める
  • 個人情報の取扱状況について定期的な点検の実施、第三者による監査の実施

②人的安全管理措置

  • 個人情報の取扱いに関する留意事項について、職員等に定期的な研修を実施

③物理的安全管理措置

  • 入退出管理、第三者の入室制限区域の設定、持ち込む機器等の制限の実施
  • 個人情報を取扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等の防止措置

④技術的安全管理措置

  • 担当者ごとに取扱える個人情報データベース等の範囲の設定
  • アクセス権限の設定と見直しの実施
  • 外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みの導入等

5.個人情報保護管理者

個人情報保護管理者 事務局長

6.保有個人データ又は第三者提供記録の開示

(1)開示などの請求手続き

当基金が保有する保有個人データ又は第三者提供記録に関し、本人または本人の代理人は、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止（以下、「開示など」という。）を求めることができます。
当基金指定の請求書に必要事項をご記入のうえ、郵送にて下記あてにご送付ください。なお、請求にあたっては、本人確認のための身分証明書などおよび手数料が必要になります。
請求書の入手および詳細な請求方法につきましては、当基金の管理部総務課（電話：03-3546-5155）までお問い合わせをお願いいたします。
(2)開示などの請求に関する郵送窓口

〒104-8419
東京都中央区築地4-1-14
全国情報サービス産業企業年金基金　管理部総務課

7.苦情・ご相談に関する問合せ先

個人情報に関する苦情・ご相談は、下記までお問い合わせをお願いいたします。

個人情報に関する苦情・ご相談窓口

〒104-8419
東京都中央区築地4-1-14
全国情報サービス産業企業年金基金　管理部総務課
電話：03-3546-5155
受付時間　9:00～17:00 （土日祝日、年末年始を除く）
FAX : 03-3546-5163
E-Mail:hogomado@jjk.or.jp

制定:2011年12月1日
改定:2023年7月4日